Doanh nghiệp vừa và nhỏ nên bắt đầu hành trình chuyển đổi số như thế nào?

Chuyển đổi số nghe có vẻ là một bước nhảy vọt lớn, nhưng thực tế, doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) có thể bắt đầu từ những bước đi rất đơn giản và thực tế.
Điều quan trọng nhất là biết bắt đầu từ đâu và chọn đúng đối tác đồng hành trong suốt hành trình.

1. Hiểu đúng về chuyển đổi số

Chuyển đổi số không phải là mua một phần mềm đắt tiền và hy vọng mọi thứ sẽ thay đổi kỳ diệu.
Chuyển đổi số là việc áp dụng công nghệ để tối ưu quy trình, nâng cao hiệu suất và cải thiện trải nghiệm khách hàng.

Ví dụ:

Thay thế đơn ghi tay bằng ứng dụng đặt hàng qua điện thoại
Giảm bớt các cuộc họp không cần thiết nhờ công cụ quản lý công việc
Tự động gửi hoá đơn thay vì làm thủ công

Hiểu đúng giá trị thật sự của chuyển đổi số là bước đầu tiên để làm đúng.

2. Bắt đầu từ nhu cầu thực tế

Một sai lầm phổ biến là đầu tư vào công nghệ nhưng không ai sử dụng.
Tại sao? Vì công nghệ đó không giải quyết đúng vấn đề.

Hãy bắt đầu bằng cách đặt ra những câu hỏi như:

Nhân viên của bạn đang mất nhiều thời gian nhất vào việc gì?
Phần nào trong quy trình vận hành là khó quản lý nhất?
Điều gì khiến khách hàng hài lòng hơn?

Từ những câu trả lời này, bạn sẽ biết nên số hoá phần nào trước tiên.
Đôi khi, chỉ cần chuyển từ Excel sang phần mềm kế toán online hoặc biết cách dùng Google Sheets hiệu quả hơn là đã tạo ra thay đổi rõ rệt.

3. Chọn giải pháp đơn giản – dễ dùng – hiệu quả

Bạn không cần hệ thống ERP phức tạp như các tập đoàn lớn.
SME cần những công cụ gọn nhẹ, dễ sử dụng và triển khai nhanh chóng – đôi khi chỉ trong vài ngày.

Ví dụ:

Quản lý công việc: Trello, Asana, hoặc công cụ nội bộ như Z-Task (Z-SOFT phát triển)
Theo dõi khách hàng: Google Form + Google Sheet, hoặc CRM đơn giản
Quản lý đơn hàng/kho: ứng dụng chuyên ngành như Z-Gara (Z-SOFT phát triển), hoặc tool tùy chỉnh theo quy trình của bạn

🔧 Z-SOFT cung cấp các giải pháp số hoá phù hợp với SME – dễ dùng, tiết kiệm chi phí, có thể mở rộng khi doanh nghiệp phát triển.

4. Đào tạo đội ngũ & hình thành thói quen mới

Dù công nghệ có tốt đến đâu cũng vô ích nếu nhân viên không sử dụng.

Điều đó có nghĩa là:

Hướng dẫn nhân viên sử dụng công cụ mới
Lắng nghe phản hồi để cải thiện trải nghiệm
Khuyến khích mọi người cập nhật và quản lý công việc bằng công cụ số

Chuyển đổi số thành công = Công nghệ + Con người + Thói quen mới

5. Tiến từng bước – và đừng đi một mình

Bạn không cần chuyển đổi mọi thứ cùng lúc. Hãy chia ra từng giai đoạn:

Giai đoạn 1: Số hoá giao tiếp nội bộ & quản lý công việc
Giai đoạn 2: Tự động hóa báo cáo, hóa đơn, đặt hàng
Giai đoạn 3: Phân tích dữ liệu doanh nghiệp & áp dụng AI

Quan trọng nhất: đừng làm một mình.

Hãy tìm một đối tác đáng tin cậy như Z-SOFT – không chỉ là nhà cung cấp phần mềm, mà là đội ngũ hiểu rõ doanh nghiệp, nguồn lực và mục tiêu của bạn.

Tổng kết

Chuyển đổi số là xu hướng không thể đảo ngược – nhưng bạn không cần phải vội vàng.
Hãy bắt đầu từ những việc nhỏ, chọn đúng công cụ, và có những người đồng hành hiểu doanh nghiệp của bạn.

Z-SOFT CO., LTD sẵn sàng hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ từng bước, vững chắc, hướng đến vận hành thông minh và phát triển bền vững.